La mise en place d’une organisation Produits est un processus qui nécessite généralement de 6 mois à un an suivant la taille et la complexité du portfolio de produits dans une entreprise qui n’a aucune organisation Produits. Il est possible d’aller plus vite lorsque les bases existent.
Il est important de bien communiquer à chaque étape sur les objectifs attendus, le planning et l’avancement. La mise en place offre l’occasion de communiquer efficacement sur les enjeux stratégiques de l’entreprise et d’associer tous les collaborateurs à la réflexion d’ensemble. Dès que la décision est prise les attentes sont souvent importantes particulièrement de la part des commerciaux, il faut donc faire attention à ne pas décevoir par des objectifs trop ambitieux dans un délai trop court. Il faut laisser le temps nécessaire à une mise en place progressive tout en donnant rapidement quelques objectifs faciles à atteindre qui seront visibles et permettront d’assurer le support de l’ensemble de l’entreprise.
1- La première étape consiste à effectuer une analyse préparatoire comprenant :
- La revue stratégique et financière du portfolio et des produits
- La revue de l’impact potentiel d’une organisation Produits sur les ressources humaines existantes
L’impact sur les ressources humaines dépend de la complexité du portfolio de l’entreprise, des possibilités de modification de l’organisation à personnel constant ou de la nécessité de recrutements et/ou de formations complémentaires. Une analyse de l’organisation et des compétences existantes devra être réalisée et discutée pour identifier les options possibles pour les 3 fonctions nécessaires à la mise en place d’une organisation performante :
- Responsabilité de l’ensemble du portfolio de produits et des processus de management des produits.
- Responsabilité du Marketing Stratégique (études de marché, concurrence, opportunités, etc.).
- Responsabilités de Manager de Produit sur une ou plusieurs lignes de produits.
Il est souvent nécessaire de passer en revue plusieurs options d’organisation. Une mise en place par étapes est recommandée particulièrement lorsque le portfolio est complexe ou que les besoins de formation et/ou recrutements complémentaires sont importants. Il est particulièrement important que l’organisation Produits ne soit pas une organisation parallèle à l’exécution mais qu’elle soit intégrée à celle-ci.
2- La deuxième étape consistera à établir le budget nécessaire à la mise en place de l’organisation et à son fonctionnement ainsi que leur financement.
Le budget de mise en place dépend des besoins en conseil externe, formations et recrutements éventuels identifié dans la première étape. Un plan d’action pour la phase de mise en place est établi à cette étape.
Le budget de fonctionnement est établi en fonction de l’organisation définie et des besoins initiaux identifiés sur les 3 grandes fonctions suivantes :
- Suivi et amélioration continue des produits
- Support produit interne/externe et formation internes
- Développement de nouveaux produits et support de la recherche
Le financement du budget de fonctionnement doit être analysé avec attention. Il comprendra généralement 3 parts : une part financée sur les ventes pour le suivi et l’amélioration continue des produits, une part financée sur le budget de recherche et développement pour les développements de nouveaux produits et le support de la recherche, et une part financée sur le service client et la formation.
3- Mise place de l’organisation et des processus de reporting et de revue des produits.
L’équipe est constituée et les rôles et responsabilités de chacun sont définis avec des objectifs initiaux. En général les premiers objectifs des chefs de produits sont d’une part de reconstituer des dossiers produits complets (ceux-ci sont souvent répartis dans différents services de l’entreprise) en identifiant les manques et les mises à jour nécessaires et d’autre part d’effectuer une première revue des actions en cours, des actions en attente et des propositions existantes.
Un plan d’actions initial est établi pour chaque produit. Il sera présenté et discuté lors de la première réunion de revue de produits.
C’est à cette étape que sont définis le contenu, la fréquence et les modalités du reporting sur les produits. Le reporting comporte toutes les informations nécessaires au suivi de la situation d’un produit : documentation, certification, sécurité, production, coûts, ventes, suivi qualité, service, retour d’expérience, plans d’action, etc.
Des réunions de revue des produits sont définies avec pour objectif que chaque produit soit passé en revue au minimum 2 fois par an en présence de tous les responsables concernés, c’est-à-dire le management de l’entreprise, le commercial, le marketing, la production, le service après-vente, les achats, les études, la recherche. C’est lors de ces revues que sont identifiés les besoins qui permettront de mettre à jour les plans d’actions.
En parallèle à ces actions une analyse stratégique détaillée du portfolio est lancée pour préparer dans un deuxième temps la mise en place d’objectifs à moyen terme sous forme de roadmaps du portfolio et des produits afin d’établir et de proposer des plans d’actions de développement ou d’amélioration et leurs budgets associés.